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S14 · Correspondencia (combinar correspondencia / mail merge con Excel)

Datos de la sesión

Fecha: miércoles 26-ago-2026 · Horario: 20:00 – 22:00 · Duración: 2 h · Sesión: 14 de 47 · Unidad: 2

Tienes que enviar la misma carta a 200 personas, cada una con su nombre, su nota y su fecha. Copiar, pegar y cambiar los datos a mano 200 veces es la receta perfecta para equivocarse. La combinación de correspondencia (mail merge) resuelve exactamente eso: escribes una sola plantilla con huecos (los campos), la conectas a una lista de destinatarios —normalmente una hoja de Excel— y el programa genera una copia personalizada por cada fila. Sirve para cartas, sobres, etiquetas y correos masivos. Lo vemos en Word, LibreOffice Writer y Google Docs.

Google Docs no trae mail merge nativo

Word y LibreOffice tienen combinación de correspondencia de fábrica, con asistente y todo. Google Docs NO la incluye: se resuelve con un complemento gratuito (por ejemplo Autocrat o Mail Merge) que lee una hoja de Google Sheets. Si el entregable es una campaña de cartas o sobres, hazlo en Word o LibreOffice.

Objetivos

  • Entender las dos piezas de una combinación: el documento principal (la plantilla) y el origen de datos (la lista).
  • Preparar la lista de destinatarios en Excel con encabezados limpios.
  • Insertar campos combinados y una línea de saludo, y ver la vista previa de cada destinatario.
  • Finalizar la combinación (imprimir, generar documentos o enviar por correo) y usar una regla condicional Si…entonces….

Contenidos

1. Las dos piezas: plantilla + lista

Una combinación siempre junta dos cosas:

  • Documento principal: la carta/sobre/etiqueta con el texto fijo y los campos donde irán los datos que cambian.
  • Origen de datos: una tabla donde cada fila es un destinatario y cada columna es un dato (Nombre, Nota, Curso…). Lo normal es una hoja de Excel (.xlsx) o un .csv.

La regla de oro del origen de datos

La primera fila de la hoja son los encabezados (Nombre, Apellido, Correo…) y no debe haber filas vacías arriba. Esos encabezados son, literalmente, los nombres de los campos que insertarás. Encabezados limpios = combinación limpia.

2. Iniciar la combinación y conectar la lista

Quiero… Word (español) LibreOffice Writer Google Docs
Empezar Correspondencia → Iniciar combinación de correspondencia → tipo (Cartas, Sobres, Etiquetas, Correo) Herramientas → Asistente para combinar correspondencia Complemento (Autocrat / Mail Merge) desde Extensiones
Conectar la hoja de Excel Correspondencia → Seleccionar destinatarios → Usar una lista existente → elige el .xlsx En el asistente: Usar libreta de direcciones existente / hoja de cálculo El complemento lee una hoja de Google Sheets
Elegir la hoja/rango Al abrir el .xlsx, elige la hoja correcta (p. ej. Destinatarios$) Selecciona la tabla de origen Seleccionas la pestaña en Sheets
Editar/filtrar la lista Editar lista de destinatarios (marcar, ordenar, filtrar) Panel de direcciones del asistente Filtras en la propia hoja

3. Insertar campos combinados

Los campos son los huecos. En pantalla se ven como «Nombre»; al combinar, cada uno se rellena con el dato de la fila.

Quiero… Word (español) LibreOffice Writer Google Docs (complemento)
Insertar un campo Correspondencia → Insertar campo combinado → elige la columna Insertar → Campo → Más campos → Base de datos Escribes el marcador <<Nombre>> que reconoce el complemento
Línea de saludo Insertar línea de saludo ("Estimado/a «Nombre»,") Se arma con campos Manual
Bloque de direcciones Insertar bloque de direcciones (para sobres/cartas) Con campos del asistente Manual

No escribas «Nombre» a mano

Los símbolos « » los pone Word al insertar el campo; no son las comillas angulares del teclado. Si escribes «Nombre» a mano, no se rellenará con nada. Usa siempre Insertar campo combinado.

4. Vista previa y comprobación

Antes de imprimir 200 cartas, míralas.

Quiero… Word (español) LibreOffice Writer Google Docs
Ver con datos reales Vista previa de resultados (y flechas ◄ ► para pasar de un destinatario a otro) El asistente muestra la vista previa Vista previa del complemento
Comprobar errores Comprobación de errores (campos que no cuadran, filas vacías) Revisión del asistente —

Revisa siempre el registro 1 y el último

Un error típico es una columna mal escrita o una fila con un dato de más. Con la vista previa, revisa al menos el primero y el último destinatario antes de finalizar.

5. Finalizar la combinación

Aquí decides qué haces con las copias personalizadas.

Quiero… Word (español) LibreOffice Writer Google Docs
Generar un documento con todas las cartas Finalizar y combinar → Editar documentos individuales Asistente → Guardar/Imprimir → documento combinado El complemento crea un doc/PDF por fila
Imprimir directamente Finalizar y combinar → Imprimir documentos Asistente → Imprimir Imprimes los PDF generados
Enviar por correo Finalizar y combinar → Enviar mensajes de correo (campo con el correo) Asistente → Enviar como correo El complemento envía con Gmail

Enviar correos masivos = con cuidado

El envío por correo usa la columna de correos como destinatario. Antes de enviar de verdad, prueba con 2 filas tuyas. Un envío masivo mal hecho no se puede "deshacer".

6. Reglas: personalizar según el dato (Si…entonces…)

Puedes cambiar el texto según el valor de una columna. Ejemplo: si la nota es "Aprobado", felicita; si no, cita a recuperación.

  • Word: Correspondencia → Reglas → Si…entonces…si no (campo If). También Rellenar (pregunta un dato al combinar), Saltar registro si…, etc.
  • LibreOffice: campos condicionales Insertar → Campo → Más campos → Funciones → Texto condicional.
  • Google Docs: depende del complemento (algunos permiten condiciones básicas).

Campo condicional para el saludo (Estimado/Estimada)

En vez de una columna fija, puedes calcular el texto según el Sexo con un campo condicional. Es la forma de que una sola plantilla escriba "Estimada" para las mujeres y "Estimado" para los varones.

  1. Coloca el cursor donde va el saludo.
  2. Correspondencia → Reglas → Si… entonces… si no…
  3. Rellena el diálogo:
    • Nombre del campo: Sexo
    • Comparación: igual a
    • Comparar con: F
    • Insertar este texto: Estimada
    • De lo contrario, insertar este texto: Estimado
  4. Aceptar. En la vista previa verás el saludo correcto para cada destinatario.
  1. Insertar → Campo → Más campos → pestaña Funciones → Texto condicional.
  2. Condición: Sexo == "F" · Entonces: Estimada · Si no: Estimado
  3. Insertar.

Google Docs no tiene el diálogo "Si… entonces". Lo más simple es calcular el saludo en Google Sheets y luego insertarlo como un campo más:

  1. En la hoja, añade una columna Saludo con la fórmula =SI(C2="F";"Estimada";"Estimado") (ajusta C2 a la celda de Sexo; si tu Sheets usa coma, escribe =SI(C2="F","Estimada","Estimado")). Arrástrala a todas las filas.
  2. En el complemento (Autocrat, Mail Merge…), inserta la etiqueta <<Saludo>> en la plantilla.

Así el condicional vive en la hoja y el documento solo inserta el resultado. La misma idea sirve para el Trato: =SI(C2="F";"Señora";"Señor").

Columna vs. campo condicional

Las dos vías son válidas: una columna (como Trato) es más directa; un campo condicional evita añadir columnas y enseña la lógica Si…entonces. En este ejercicio usamos columna para el Trato y campo condicional para el saludo, para que practiques ambas.

7. Sobres y etiquetas

La misma lista sirve para imprimir sobres (uno por destinatario) o una hoja de etiquetas (tipo Avery).

Quiero… Word (español) LibreOffice Writer
Sobres Iniciar combinación → Sobres → elige tamaño → inserta el bloque de direcciones Asistente → tipo Sobre
Etiquetas Iniciar combinación → Etiquetas → elige el fabricante/modelo Archivo → Nuevo → Etiquetas

Tips avanzados

  • Prepara la lista en Excel primero. Nombres de columna cortos y sin espacios raros, un dato por celda, sin celdas combinadas ni totales. Una lista sucia es la causa nº 1 de combinaciones rotas.
  • Formato de números y fechas. Si una fecha o un decimal sale raro (p. ej. 0.7 en vez de 70%), es un problema de formato de campo: en Word puedes añadir un switch al campo (\@ "dd/MM/yyyy" para fechas). Lo más simple: formatea la columna como texto en Excel.
  • La combinación guarda el vínculo al Excel. Si mueves o renombras el .xlsx, Word te pedirá volver a localizarlo al abrir el documento principal. Guarda ambos juntos.
  • Saltar registro si… evita imprimir filas que no cumplen una condición (p. ej. sin correo), sin borrarlas de la lista.
  • Etiquetas: «Actualizar etiquetas». Tras poner los campos en la primera etiqueta, pulsa Actualizar etiquetas para propagarlos a todas las de la hoja.
  • CSV como plan B. Si el .xlsx da problemas de codificación (tildes raras), exporta a CSV UTF-8 y conéctalo; suele resolver los acentos.

Otros procesadores

Trae Correspondencia → Combinar correspondencia con asistente parecido al de Word: abrir origen de datos (Excel), insertar campos y combinar a documento, impresión o correo.

Combinar correspondencia desde la pestaña Combinación: carga un origen .xlsx/.csv local o desde la nube, inserta los campos, previsualiza y combina a PDF/DOCX o envía por correo.

Actividad en clase · Cartas de notas de la UNAMBA (40 min)

Hazlo en Word o LibreOffice (combinación nativa).

  1. Descarga la plantilla y la lista de destinatarios: s14-carta-modelo.docx · s14-destinatarios.xlsx.
  2. Abre la carta y inicia la combinación como tipo Cartas.
  3. Conecta la hoja s14-destinatarios.xlsx (100 destinatarios) como lista.
  4. Reemplaza cada marca «campo: …» por el campo combinado: Trato, Nombre, Apellidos, Curso, Clase, Nota, Fecha. (El Trato —Señor/Señora— ya viene como columna, ajustado al Sexo.)
  5. Donde dice «condicional: …», crea un campo condicional para el saludo: si Sexo = "F" → "Estimada", si no → "Estimado" (pasos en la sección Reglas, más abajo).
  6. Activa la vista previa de resultados y revisa el primer y el último destinatario.
  7. Añade una regla Si…entonces…si no: si Nota ≥ 11, escribe "¡Felicitaciones por aprobar!"; si no, "Te esperamos en la recuperación."
  8. Filtra por clase: la lista trae una columna Clase con C1, C2 y C3 (34, 33 y 33 alumnos). En Word/LibreOffice: Editar lista de destinatarios → Filtrar → deja solo Clase = C1 y comprueba que la combinación baja a 34 cartas. (En Google Docs, filtra las filas Clase = C1 en la hoja o elige esas filas en el complemento.)
  9. Finaliza y combina → Editar documentos individuales para generar las cartas en un solo documento.

Atajos útiles

Acción Word (español) LibreOffice
Insertar campo combinado Correspondencia → Insertar campo combinado Insertar → Campo → Más campos (Ctrl+F2)
Ver/ocultar códigos de campo Alt+F9 Ctrl+F9
Actualizar campo F9 F9
Abrir el asistente de combinación Alt → C (cinta Correspondencia) Herramientas → Asistente para combinar correspondencia

Recursos (guías oficiales con capturas)