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S15 · Formularios (casillas, listas desplegables y protección)

Datos de la sesión

Fecha: jueves 27-ago-2026 · Horario: 20:00 – 22:00 · Duración: 2 h · Sesión: 15 de 47 · Unidad: 2

Una ficha de inscripción, una encuesta de satisfacción, un acta con datos fijos: documentos donde la persona debe rellenar unos huecos pero no tocar el resto. Si lo repartes como un Word normal, alguien borrará un título, otro cambiará el formato y recibirás 30 versiones distintas. La solución es un formulario: colocas controles —casillas, listas desplegables, selectores de fecha, campos de texto— y luego proteges el documento para que solo se puedan rellenar esos controles. Lo vemos en Word, LibreOffice Writer y Google Docs/Forms.

Google Docs no hace formularios de documento

En Word y LibreOffice el formulario es el propio documento (lo imprimes o lo rellenan en pantalla). Google Docs NO tiene controles de formulario: para recoger respuestas se usa Google Forms, que es una herramienta distinta (una encuesta web, no un documento). Elige según el objetivo: documento imprimible → Word/LibreOffice; encuesta online con respuestas en una hoja → Google Forms.

Objetivos

  • Distinguir un formulario (huecos rellenables sobre texto protegido) de un documento normal.
  • Activar la pestaña Programador/Desarrollador e insertar controles de contenido.
  • Usar casilla de verificación, lista desplegable / cuadro combinado y selector de fecha.
  • Proteger el formulario para que solo se rellenen los controles.

Contenidos

1. Qué es un formulario y la pestaña Programador

Un formulario tiene texto fijo (que nadie debe cambiar) y controles (los huecos). Para insertarlos necesitas la pestaña Programador (en algunas versiones, Desarrollador), que viene oculta de fábrica.

Quiero… Word (español) LibreOffice Writer Google Docs
Mostrar las herramientas Archivo → Opciones → Personalizar cinta → marca "Programador" Barra Controles de formulario (Ver → Barras de herramientas) (no aplica: usar Google Forms)
Modo diseño (para editar controles) Programador → Modo Diseño Botón Modo de diseño de la barra de formularios —

Modo Diseño = ON para construir, OFF para probar

Con el Modo Diseño activado editas los controles (sus propiedades, su texto); desactivándolo el formulario se comporta como lo verá quien lo rellena. Alterna entre ambos mientras lo construyes.

2. Los controles de contenido

Control Para qué sirve Word: dónde LibreOffice: dónde
Texto (enriquecido / sin formato) Nombre, dirección, comentarios Programador → Control de texto Cuadro de texto
Casilla de verificación ☑ Sí/No, marcar opciones Programador → Casilla Casilla de verificación
Lista desplegable Elegir una opción de una lista cerrada Programador → Lista desplegable Cuadro de lista
Cuadro combinado Elegir de una lista o escribir otra Programador → Cuadro combinado Cuadro combinado
Selector de fecha Fechas con calendario Programador → Selector de fecha (campo de fecha)

Lista desplegable ≠ cuadro combinado

La lista desplegable solo deja elegir de las opciones que definiste (lista cerrada). El cuadro combinado deja elegir o escribir un valor nuevo. Para una carrera de una lista fija, usa lista desplegable; para "otros: ____", usa cuadro combinado.

3. Propiedades de un control

Cada control se puede configurar. Selecciónalo y abre Propiedades.

  • Título y etiqueta: el nombre interno del control (útil si luego procesas los datos).
  • Opciones de la lista: en listas y combos, Agregar / Modificar / Quitar / Ordenar los valores.
  • Texto de ayuda: el "marcador de posición" que se ve vacío ("Escribe tu nombre…").
  • Bloqueos: "No se puede eliminar el control" y "No se puede editar el contenido" para candar campos concretos.

Word: selecciona el control → Programador → Propiedades. LibreOffice: clic derecho → Control (en Modo Diseño).

4. Proteger el formulario

Es el paso que convierte el documento en un formulario de verdad: bloquea todo menos los controles.

Quiero… Word (español) LibreOffice Writer
Proteger para solo rellenar Programador → Restringir edición → "Permitir solo este tipo de edición" → Rellenado de formularios → Sí, aplicar la protección Herramientas → Proteger documento → Proteger formulario (o en el diálogo de guardar)
Con contraseña En el diálogo de aplicar protección, escribe una contraseña Marca contraseña al proteger
Desproteger para editar Restringir edición → Suspender la protección Herramientas → Proteger documento (desmarcar)

Sin protección, no es un formulario

Si repartes el documento sin proteger, cualquiera puede borrar los títulos o el formato. La protección "Rellenado de formularios" es lo que garantiza que solo se toquen los controles. Ponle contraseña si el documento es sensible (pero no la pierdas: sin ella no podrás editarlo después).

5. Google Forms (cuando lo que quieres es una encuesta)

Si en realidad necesitas recoger respuestas de mucha gente (y no un documento imprimible), Google Forms es la herramienta adecuada:

  • forms.google.com → formulario en blanco.
  • Tipos de pregunta: respuesta corta, párrafo, opción múltiple, casillas, desplegable, fecha, escala lineal…
  • Marca preguntas como obligatorias.
  • Las respuestas caen en Google Sheets automáticamente (Respuestas → Vincular a Hojas de cálculo).

¿Word/LibreOffice o Google Forms?

Documento que se imprime o firma (ficha, acta, contrato con huecos) → Word/LibreOffice. Encuesta online que responden muchos y quieres los datos tabulados → Google Forms.

Tips avanzados

  • Diseña primero el texto fijo, luego los controles. Escribe toda la ficha como documento normal (títulos, tabla de datos) y al final inserta los controles en los huecos. Es más ordenado que mezclar ambas cosas.
  • Usa una tabla para alinear. Los formularios quedan prolijos si pones "Etiqueta | Control" dentro de una tabla sin bordes: todo alineado y estable al rellenar.
  • Texto de ayuda claro. Un control vacío que dice "Selecciona tu carrera…" evita dudas. Configúralo en las propiedades del control.
  • Bloquea los controles clave. Marca "No se puede eliminar" en los controles importantes para que quien rellena no los borre por accidente (incluso con el formulario protegido, ayuda al construirlo).
  • Formularios heredados (Legacy). Word tiene también controles de formulario heredados (Programador → Controles heredados): campos de texto, casilla y lista de estilo antiguo, útiles si el documento debe abrirse en versiones muy viejas o combinarse con macros.
  • Prueba desprotegiendo y volviendo a proteger. Antes de repartirlo, rellénalo tú con la protección activa para comprobar que solo se pueden tocar los controles.

Recoger los datos de muchos formularios en un Excel

Cuando repartes un formulario .docx y te devuelven decenas rellenados, no hace falta copiar los datos a mano. Cada control guarda su valor etiquetado dentro del archivo, así que se pueden volcar todos a una hoja de cálculo. Hay tres caminos, de más simple a más técnico:

Objetivo Herramienta Cómo
Recoger de mucha gente sin programar Google Forms Las respuestas caen solas en Sheets (ver §5). Si puedes cambiar "reparto un .docx" por "comparto un enlace", es el camino recomendable.
Formularios con controles heredados (Legacy) Word Archivo → Opciones → Avanzadas → Guardar → "Guardar los datos del formulario como archivo de texto delimitado". Cada documento se guarda como una línea CSV con solo los valores; juntas las líneas y abres el CSV en Excel.
Muchos .docx con controles de contenido modernos Script Un .docx es un ZIP: un pequeño programa recorre una carpeta, lee cada control por su Etiqueta y escribe una fila por archivo en un .xlsx. Es lo más robusto para lotes de archivos ya recibidos.

Etiqueta el control o no podrás procesarlo

La extracción se apoya en la Etiqueta de cada control (Propiedades → Título/Etiqueta, §3). Si dejas los controles sin etiqueta, salen como columnas anónimas y no sabrás cuál es cuál. Ponles nombres cortos y sin espacios —nombres, apellidos, dni, correo, fecha_nac, carrera, turno_manana, turno_tarde, turno_noche, acepto— iguales en todas las copias que repartes.

Script listo para la ficha de inscripción

En la raíz del proyecto está extract_s15_a_excel.py: pon los .docx rellenados en una carpeta recibidos/ y ejecuta python extract_s15_a_excel.py recibidos s15-respuestas.xlsx. Genera un Excel con una fila por ficha y una columna por control (las casillas salen como Sí/No). No necesita Word ni Office, solo Python. Esto ya es automatización —se sale del alcance de Ofimática básica—, pero enseña que un documento bien etiquetado son datos, no solo texto.

Otros procesadores

Incluye una pestaña de formularios con casillas, listas y campos de texto, más protección de documento. Rutas y nombres muy parecidos a los de Word.

Tiene una pestaña Formularios potente (campos de texto, casilla, lista desplegable, combo, imagen, fecha) pensada para plantillas rellenables (.oform), con vista de "Ver formulario" para probar el rellenado.

Actividad en clase · Ficha de inscripción al curso (40 min)

Hazlo en Word o LibreOffice (Google Docs no tiene controles de formulario).

  1. Descarga la plantilla: s15-ficha-inscripcion.docx. Trae el texto fijo y marcas donde va cada control.
  2. Activa la pestaña Programador y el Modo Diseño.
  3. Inserta un control de texto en Nombre, Apellidos, DNI y Correo.
  4. Inserta un selector de fecha en "Fecha de nacimiento".
  5. Inserta una lista desplegable en "Carrera" con al menos 4 opciones (Ingeniería, Educación, Administración, Otros).
  6. Inserta casillas de verificación en "Turno" (Mañana / Tarde / Noche) y en "Acepto el reglamento".
  7. Añade texto de ayuda a los controles de texto ("Escribe tu nombre…").
  8. Protege el formulario en modo Rellenado de formularios y compruébalo rellenándolo tú mismo.

Atajos útiles

Acción Word (español) LibreOffice
Mostrar la pestaña Programador Archivo → Opciones → Personalizar cinta Ver → Barras → Controles de formulario
Activar/desactivar Modo Diseño Programador → Modo Diseño Botón Modo de diseño
Propiedades del control Programador → Propiedades Clic derecho → Control
Proteger formulario Programador → Restringir edición Herramientas → Proteger documento

Recursos (guías oficiales con capturas)